Calculer le ROI du projet décisionnel

La question du ROI (Retour sur investissement) du projet décisionnel ou business intelligence est une question qui revient souvent, comme c'est le cas pour tout projet informatique, les entreprises éprouvent une grande difficulté à le calculer. Cet article vise à proposer une méthode simple qui permet à travers une checklist, des questions et commentaires de déterminer les éléments à inclure dans le calcul du ROI. Une feuille de calcul Excel accompagnant le modèle sera prochainement ajoutée.


Qu'est-ce que le ROI ?


Le ROI d'un projet est simplement le ratio du gain apporté par ce projet par rapport au montant investi ; il permet d'évaluer la rentabilité du projet.

Pourquoi est-il difficile de calculer le ROI du projet décisionnel ?

Le ROI est indicateur purement financier. Son calcul inclut uniquement les éléments du projet ayant des retombées financières (seulement ce qui touche au budget ou finances de l'entreprises).

Le calcul du ROI fait intervenir deux éléments :

- Les bénéfices du projet : revenus additionnels générés ou économies réalisées grâce au projet
- Son coût : acquisition + maintenance + utilisation...

ROI = Bénéfice du projet / coût du projet

Alors qu'il est relativement aisé d'estimer le coût d'un projet décisionnel, une grande difficulté intervient pour calculer un équivalant monétaire des bénéfices qui en découleront.

1. Calcul du coûts

Comme souvent dans les projets d'investissement informatique, le coût du logiciel n'est que l'arbre qui cache la foret. Pour calculer le coût total de possession (appelé TCO) d'une solution décisionnelle, il convient de prendre en compte aussi bien les coûts directs que les coûts indirects liés à l'acquisition et utilisation de la solution.

Ceci inclut notamment les éléments suivants (liste non exhaustive) :

- Licences logicielles : système d'exploitation, base de données, applications BI, autres applications...
- Coût du matériel : serveurs, stockage, réseau, autre...
- Consulting : Prestation de consulting
- Personnel : salaires du personnel travaillant sur le projet * durée du projet
- Formation : ensemble des frais liés à la formation des utilisateurs

2. Calcul des bénéfices

Ceci est la partie la plus difficile et la plus délicate pour la simple et bonne raison qu'à l'inverse des coût qui sont certains les bénéfices attendus le sont beaucoup moins. Une large part des éléments calculés est issue d'estimations. Ces estimations doivent être régulièrement confirmées auprès des département compétents afin d'affiner le résultat de l'indicateur.

Bien qu'il soit très difficile d'estimer les retombées financières d'un projet décisionnel à priori, il est revanche plus aisé de les calculer à posteriori. Le modèle proposée ci-dessous fonctionne dans les deux cas.

 Le modèle A.R.R.C.A.P


A.R.R.C.A.P est l'acronyme de :
-Augmenter les Revenus
-Réduire les Coûts
-Améliorer la Productivité

D'une perspective financière, l'objectif d'une solution décisionnelle n'est qu'un mix de ces trois éléments. Cela explique par ailleurs que les département de finance et de marketing soient les plus gros demandeurs de ce type de solution car leurs propres objectifs sont étroitement liés aux objectifs cités précédemment..

Le modèle A.R.R.C.A.P se base sur ces 3 dimensions pour le calcul du retour financier liés à un projet décisionnel :

Augmentation des Revenus :


Cette partie vise à calculer les gains de revenus générés grâce à des actions/décisions entreprises suite à des informations ou connaissances obtenues par l'utilisation de la business intelligence. L'exercice consiste à répondre aux questions suivantes :


- Quel est le revenu annuel de votre société ?
- Quel est le pourcentage de croissance réalisée grâce aux actions entreprises suite à une meilleure visibilité sur les données des ventes ?


Réduction des Coûts :


De façon similaire à l'augmentation des revenus, estimer les économies de coûts réalisées grâce à la business intelligence (coûts opérationnels, diminution de dépenses marketing inefficaces...) :


- A combien s’élèvent les dépenses annuelles de la société ?
- Quel est le pourcentage d'économies réalisées grâce aux actions entreprises suite à une meilleure visibilité sur les coûts ?


Amélioration la Productivité :

Sans solution décisionnelle, les employés n'ont d'autres moyens pour couvrir leurs besoins d'analyse et de reporting que de produire leur rapports manuellement, cela inclut la collecte des données, leur agrégation,  mise en forme... Certaines entreprises comptent parmi-elles des employés entièrement dédiés à la consolidation de rapports. En dépit des autres inconvénients qui peuvent survenir (sécurité, erreurs, partage...) nous nous intéresseront dans notre calcul du ROI uniquement au temps consommé pour la préparation de ces rapports car c'est le seul élément pouvant être généralisé à tous les projets.

A l'inverse des éléments précédents directement exprimées en valeur monétaire, les gains en productivité (exprimés en temps) devront être convertis en équivalant financier pour pouvoir être pris en compte dans le calcul du ROI.

De plus un facteur de correction devrait être appliqué, du au fait que le temps économisé par un employé n'est jamais entièrement transformé en temps travaillé. Si l'on estime que pour 1 heure économisée, on a 1/2 heure de travail effective obtenue, le facteur de correction devrait être de 0.5.

Le calcul des bénéfices liés à l'augmentation de la productivité grâce à la solution décisionnelle se fait de la manière suivante :

Nombre d'employés x Coût moyen de l'employé en pleine charge x nombre d'heure économisées par an / nombre d'heure travaillées par an

Un petit exemple s'impose :

Disons que la mise en place d'une solution automatisée de reporting fasse économiser 3h par mois à un employé du service marketing qui doit faire un rapport mensuellement. Plus 1h par mois pour un employé IT qui est sollicité par le précédant employé pour l'assister dans sa tâche.

Le coût moyen d'un employé pleines charges est de 50 000 euros annuel.
En comptant 1650 d'heures travaillées dans l'année.
Et en appliquant un facteur de correction de 0.5.

Notre gain de productivité exprimé en euro est de :

1 x 50 000 € x 1h x 0.5 x 12 mois / 1650 h = 182 €
 1 x 50 000 € x 3h x 0.5 x 12 mois / 1650  = 546 €

182 + 546 = 728 €

Calcul du ROI


Nous avons vu le calcul des coûts ainsi que les bénéfices du projet, désormais tous les éléments sont présents pour calculer le ROI, ce calcul ne sera pas détaillé dans cet article.

Ces éléments doivent être calculés pour chacune des 3, 5 ou N prochaines années, afin de calculer le payback du projet. D'autres éléments comme l'amortissement des actifs (matériel et logiciels) et le coût du capital doivent être également pris en compte.